Versjon 1.0
VI i Urbanium Eiendom er opptatt av ditt personvern og behandler opplysninger i tråd med de lover og regler som følger personvernregelverket, herunder GDPR og personopplysningsloven. Under vil du finne mer informasjon om hva slags opplysninger som innhentes, hvordan dette innhentes og hvilke rettigheter du har dersom dine personopplysninger er lagret i Urbanium Eiendom sine systemer.
Urbanium Eiendom er ansvarlig for personopplysninger i forbindelse med leieforhold, ovenfor leverandører og forretningspartnere, og eventuelt andre avtaler knyttet til Urbanium Eiendom.
Urbanium Eiendom forespør personopplysninger i sammenheng med utleie av næringseiendom, drift av kjøpesenter, adgangssystemer og økonomiske forhold herunder omsetningsrapportering, driftsrapportering, fakturering m.m.
For private leietakere ønsker vi å innhente navn, fødselsdato, adrese, e-post og telefonnummer. Hvis du skal administrere leieforholdet vil opplysninger i til/fra kommunikasjonen også gjelde, og det er også ønskelig å vite når du absolutt ikke vil kontaktes. Opplysningene innhentes via e-post, kontrakter eller muntlig kommunikasjon.
Å dele opplysningene er frivillig, men for en effektiv drift og samarbeid oppfordrer vi til å ihvertfall gi tilgang til opplysninger som sikrer at man kan nå deg til enhver tid.
Det overordnede grunnlaget Urbanium Eiendom har for å innhente personopplysninger, er for å oppnå en god dialog og løpende kommunikasjon med våre leietakere. Dette for å opprettholde et godt og effektivt leieforhold.
Opplysningene blir som nevnt brukt til å opprettholde et godt og effektivt leieforhold, men også for å ivareta vår gode kommunikasjon og relasjon til leverandørkjeden og forretningspartnere forøvrig. Urbanium Eiendom bruker også personopplysninger til å etablere leieavtaler og tilknyttede avtaler i leieforholdet, og ivareta sikkerhet for mennesker, verdier og eiendom.
Vi innhenter ikke personopplysninger fra barn under 18 år. Hvis dette skulle være nødvendig, skal det skje via foresatte. Skulle slike opplysninger allikevel komme til kjenn i våre systemer, vil dette slettes omgående.
Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har. Eksempelvis er vi pliktig til å følge femårsregelen til regnskaps- og bokføringsloven.
Urbanium Eiendom benytter totalleverandør på IT-tjenester som er sertifisert tilbyder av skytjenester fra Google Workspace.
Vi vil etterstrebe å etterkomme ønsker om sletting av personopplysninger der vi ikke har rettslig grunnlag eller lovpålagt plikt til lagring av disse.
Vi deler personopplysninger kun i situasjoner der Urbanium Eiendom må oppfylle rettslige forpliktelser ovenfor offentlig myndigheter eller for å opprettholde virksomhetens leieforhold. Ellers deler vi personopplysninger internt mellom selskapene i konsernstrukturen for en effektiv daglig drift.
Vi deler ikke personopplysninger med andre virksomheter med mindre det gis samtykke til dette, eller det finnes rettslig grunnlag for det.
Der andre selskaper skal ha tilgang til personopplysninger og behandle disse på vegne av Urbanium Eiendom, vil det etableres egne databehandleravtaler som begrenser bruken av personopplysningene til kun å etterleve denne personvernerklæringen.
Urbanium Eiendom tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers integritet og tilgjengelighet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant, for å fremme bevissthet om Urbanium Eiendom sine retningslinjer og rutiner for personvern.
Personopplysningsloven gir deg rett til innsyn, retting og sletting av dine personopplysninger. Du har også rett til at personopplysningene overføres til ny virksomhet, og også fremme klage til Datatilsynet hvis du mener at dine personopplysninger ikke behandles i henhold til GDPR og personopplysningsloven.
Urbanium Eiendom er ikke et offentlig selskap, utfører ikke systematisk kartlegging og behandler ikke sensitiv informasjon eller informasjon om straffbare forhold. Dermed er det ikke utnevnt eget personvernombud. Ta eventuelt kontakt med daglig leder av selskapet.
Eventuelle endringer vil annonseres i en revidert versjon av dokumentet «Personvernerklæring for Urbanium Eiendom» 14 dager før nye endringer blir gjeldende.